Grandes empresas fazem o uso de estoque de bens de uso e de reposição para eventuais necessidades de manutenção de suas instalações e outros fins. Alguns exemplos de bens de uso e de reposição são alimentos ou bebidas fornecidas pela empresa (açúcar, água mineral, café, lanche, chá, guardanapo etc.) e os materiais de reposição ou de uso (lâmpada, tomada, grampeador, papel para impressoras, tinta etc).
A variedade destes materiais está relacionada ao tamanho e à atividade de cada empresa.
As aquisições de materiais de uso precisam ser registradas de acordo com a destinação desses materiais. Caso tais materiais sejam adquiridos no próprio mês, os lançamentos precisam ser feitos direto em contas de resultados. Porém, se são mantidos em estoque para a utilização em mais de um mês, o que acontece com mais frequência na maioria das empresas, precisam ser registrados no estoque de materiais de uso e de consumo.
É preferível que o sistema dê tratamento diferenciado a esses materiais, ou seja, realizar a abertura de um grupo de conta específico para eles, somando esses itens ao saldo total dos estoques da empresa. O principal objetivo disso é fazer destaque desses itens e indicar que tais estoques serão consumidos pela empresa e não irão gerar receitas e sim despesas.
Nesta dinâmica, se torna bem mais fácil entender que há nos estoques das empresas vários itens que se tornarão despesas e estão ali registrados para atender ao critério contábil de contabilização pelo regime de competência. Um erro técnico que acontece mas não deveria é lançar a aquisição total na despesa no mês , principalmente quando se tratar de valores relevantes em termos de materiais adquiridos para esse fim.
Para que sua empresa tenha uma boa prática contábil é preciso também apresentar, publicar junto às demonstrações financeiras, um destaque em notas explicativas detalhando os itens de estoques da empresa por natureza (mercadorias para revendas, mercadorias de terceiros, bens de uso, materiais de reposição etc.)
Um fato é que ter boas práticas contábeis tornam as demonstrações financeiras mais esclarecedoras e distorcem menos a apuração dos mais importantes índices de liquidez.
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